Завершена разработка и пилотное внедрение тиражируемой информационной системы для автоматизации деятельности региональных представительств международного поставщика полиграфического оборудования.

Компания ITRACO была основана в 1989 году в Германии. Сегодня она специализируется на поставках в Россию, страны СНГ и Балтии полиграфического оборудования и расходных материалов для всех способов печати. Компания ITRACO в настоящий момент насчитывает 31 представительство в России, странах СНГ и Балтии.

Необходимость видеть все удаленные подразделения в едином информационном пространстве побудило руководство головной компании — ITRACO GmbH создать тиражируемую информационную систему (ТИС) ITRACO для автоматизации управленческого и бухгалтерского учета с последующим ее внедрением во всех представительствах. По сути разработанное решение должно было не только учитывать различия в принципах учета в странах, в которых компания ITRACO уже ведет деятельность, но и легко настраиваться на специфику учета тех стран СНГ и Балтии, где планируется развертывание системы.

Создание ТИС планировалось как доработка существующей в ITRACO автоматизированной информационной системы (АИС) на базе "1С:Управление торговлей". В качестве исполнителя проекта требовалась компания, имеющая продолжительный и серьезный опыт работы с программами на платформе "1С:Предприятие". После тщательного анализа опыта работы с крупными международными предприятиями различных партнеров "1С" и их компетенций в различных предметных областях проект был поручен московской компании AXELOT.

Старт проекту был дан в начале декабря 2007 года. Со стороны Заказчика в нем участвовали 7 сотрудников: финансовый директор, руководитель ИТ-отдела, финансовый менеджер, финансовый аналитик, программист и системный администратор. Руководил проектом со стороны Заказчика директор по информационным технологиям. В проектную команду от AXELOT вошли руководитель проекта, консультант по автоматизации и системный архитектор. В ходе проекта была запланирована доработка АИС ITRACO до ТИС ITRACO и пилотное внедрение системы на объекте Заказчика в Украине. Работы выполнялись в 3 этапа: разработка документа "Техническое задание", разработка ТИС ITRACO на основе требований "Технического задания", внедрение ТИС ITRACO на объекте Заказчика.

Как и многие другие проекты, разработка и внедрение ТИС сопровождались определенными рисками. Специалисты AXELOT предусмотрели наиболее вероятные из них и заранее подготовили сценарии действий по их минимизации. Например, чтобы избежать возможных негативных последствий при изменении состава проектной команды до завершения проекта, в соответствии с планом управления проектом сферы ответственности специалистов были задублированы. Контроль за полнотой и достаточностью проектной документации был организован самым тщательным образом.

В ходе проекта, длившегося 8 месяцев, выполнены все необходимые доработки АИС: реализованы универсальные механизмы учета курсов валют, формирования регламентированных печатных форм из документов в соответствии с регионом использования ТИС, расчета налогов, миграции данных; доработаны механизмы конструирования правил налогового учета в соответствии с регионом использования ТИС, произведена интеграция с системами "1С:Бухгалтерия 8" и "1С:Бухгалтерия для Украины 8". Модуль учета основной (торговой) деятельности АИС головного офиса преобразован в единый модуль учета основной (торговой) деятельности представительств; для работы представительств на территории России и Украины в ТИС включен модуль "Биржа", разработанный ранее при помощи программного продукта "WEB-расширение для 1С:Предприятие 8".

26 сотрудников украинских представительств были обучены порядку работы с ТИС в течение 10 дней, после чего система была развернута и запущена в промышленную эксплуатацию.

Результат проекта – единое информационное пространство для работы около тридцати подразделений компании ITRACO в России и в Украине. Также решены задачи роста актуальности данных и отчетных материалов, достижения оперативности и должного качества принятия управленческих решений, а также уменьшения трудоемкости подготовки необходимой отчетности.

Николай Изаак, Директор по информационным технологиям компании ITRACO: "Разработка и пилотное внедрение системы признаны успешными. В ближайшие планы ITRACO входит тиражирование разработанной AXELOT системы в представительствах компании в Казахстане и Белоруссии".